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Comment organiser son événement sur le terrain le Jour J ?

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Après des semaines voir des mois de préparation, votre événement est enfin prêt. La dernière ligne droite consiste à assurer sur le terrain votre événement pour le Jour J. Pour ce faire, vous devrez préparer le terrain le mieux possible et connaître les bons réflexes avant, pendant et après la réalisation de votre événement. Voici quelques conseils utiles pour performer dans cette discipline.
 


Etape 1 : Organisez votre terrain

Le diable se cache dans les détails. On détermine alors toutes les missions clefs et mineures par la création de fiches ultra descriptives (Qui / Quoi / Où / Comment / Pourquoi). Dans un tableau, chaque mission est ventilée aux personnes dédiées. Pour éviter que chacun se "marche dessus", on réalise alors un organigramme qui permet de visionner les niveaux hiérarchiques et les parts de responsabilités de tous. Côté déroulement, il faut planifier l’événement minute par minute dans un planning. Tous ces éléments sont compilés dans un cahier récapitulatif à distribuer auprès des intervenants le Jour J. Ne pas hésiter alors à mettre en place des séances d’information et de formation en amont si besoin est.
 

Etape 2 : Réalisez votre événement

Les jeux sont faits. Cette journée d’installation demeure cruciale. Elle se partage en trois temps : 

> Avant : Pour débuter cette journée marathon, sachez marquer votre territoire car vous êtes propriétaire de la gestion de votre événement. Ne pas hésitez alors à vous signaler comme le responsable des opérations en accueillant les prestataires et vos équipiers comme il se doit. Gardez un œil au respect des horaires, échéanciers et livraisons pour anticiper les retards éventuels. 

> Pendant : Le montage peut alors débuter. Exigez toujours des autres qu’ils vous rendent des comptes sur leurs avancées. Veillez à conserver sur vous votre « guide de procédure de crise » : on ne laisse rien à l’improvisation. Rappelez vous que l’anticipation est garante de votre efficacité. En cas de difficulté, ne pas esquiver un problème en espérant qu’il se règle de lui-même. Sachez prendre le taureau par les cornes ! Par la suite, vérifiez régulièrement votre planning, veillez à la sécurité du chantier et optimisez la bonne ambiance sur le site. L’heure approche. Il est temps d’informer régulièrement le décideur de l’avancée du chantier. Sachez, vous et vos équipes, faire des pauses (restauration, café, micro-sieste, etc.). Un dernier tour de vérification est nécessaire avant le lancement officiel de votre événement. Les portes s’ouvrent… vous devez être 100% disponible pour votre client d’une part et aux sollicitations d’autre part. Sachez alors déléguer ce qui doit l’être.

> Après : Un événement bouclé ne se limite pas à « la sortie » des invités. L’exemplarité est mère de toutes les vertus. Veillez alors à rester sur place pendant le démontage et rendre le site dans l’état où vous l’avez trouvé.



Dans le meilleur des cas, votre opération est un franc succès ! Toutefois, votre événement ne s'arrête pas là. Comment gérer l'après événement ? C'est l'objet de notre prochain billet sur le sujet à lire ici.


Si vous êtes intéressé par l'organisation et la réalisation de votre événement de A à Z, n’hésitez pas à nous contacter.

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