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Comment évaluer et gérer l'après-événement ?

L'après-événement est aussi important que l'événement lui-même, si ce n'est plus. Ne perdons pas de vue qu'un événement représente un certain budget qui doit être amorti de manière directe (chiffre d'affaires) et indirecte (image et notoriété). C'est le moment pour vous d'évaluer sa réussite, de transformer l'essai et de maintenir le lien créé avec votre public.

Etape 1 : Continuez à faire vivre votre événement

L'événement est terminé, mais ce n'est pas une raison pour arrêter d'en parler, bien au contraire. Afin qu'il reste dans les mémoires, c'est maintenant le moment de créer le souvenir. N'hésitez pas à bâtir un plan de communication post-événement qui réponde à vos objectifs. Par exemple, un plan de relance pour vos prises de rendez-vous, une campagne emailing promotionnelle toujours utile pour rediriger vos invités vers vos produits et services ou bien une rétrospective en vidéo de ce moment. Servez-vous des réseaux sociaux afin que les participants partagent avec leurs contacts leurs expériences. Bref, il est primordial de faire perdurer votre événement même lorsque ce dernier est terminé.

Etape 2 : Maintenez le lien avec votre public

N'oubliez pas de remercier vos invités. Cette attention marquera votre public et fera perdurer l'engouement autour de votre événement. Pour évaluer l'efficacité de ce dernier, vos pouvez aussi leur proposer un questionnaire de satisfaction, ou simplement leur demander quelles sont leurs impressions. Cela vous aidera à faire le bilan. Veillez aussi à répondre aux questions laissées en suspend, il est nécessaire que les participants restent impliqués sur le long terme. Si vous avez évoqué de potentiels projets avec certains de vos invités, c'est aussi le moment de les relancer sur le sujet. On rappellera que c'est après l'événement que les opportunités se convertissent...

Etape 3 : Apprenez du feed-back

Vous avez proposé à vos invités d'exprimer leur ressenti de votre événement à travers une étude ? Il est maintenant temps de passer à l'analyse et l'interprétation des résultats obtenus. Grâce à ces données, vous pourrez déceler les points à améliorer pour les prochaines éditions. Faites vous alors un tableau récapitulatif. Il s'agit de définir les points positifs et négatifs pour progresser dans la réalisation de votre événement.

Etape 4 : Mesurez les résultats

La légitimité de votre événement (et accessoirement de votre poste) passe obligatoirement par l’évaluation concrète de votre projet. Le temps de l'événement uniquement hédoniste et l’absence d’outils de mesure est révolu. Aujourd’hui, cette opération doit être performante et brillante. Pour ce faire, vous avez à votre disposition un ensemble d’outils pour mesurer l’efficacité de votre opération. N’hésitez pas à enquêter sur la manière dont votre événement a été perçu par les participants soit par :
- un petit questionnaire auprès des invités pour les petits événements ;
- un combiné sondage / étude pour ceux de plus grandes ampleurs.

Votre événement est certes terminé mais pas forcément votre projet ! Il vous reste quelques missions à effectuer afin de boucler correctement votre dossier et notamment :
- récupérer tous les contenus liés au projet (photos, vidéos, articles sur votre événement) afin de les faire fructifier et de les envoyer à vos participants ;
- remercier tous les intervenants qui ont participé à votre événement ;
- rebriefer les points positifs et négatifs avec votre équipe à l’aide de critères précis (satisfaction en général, atteinte des objectifs, équilibre budget, gestion du projet, management d’équipe, comportement, etc.) ;
- archiver tous les documents liés au projet ;
- et enfin prendre rendez-vous avec le décideur et faire le bilan en commun.

La boucle est bouclée. En attendant votre prochain projet...

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