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Comment préparer son événement en 3 étapes ?

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La réussite de votre événement, dépend avant tout de son organisation : il n'est donc pas à prendre à la légère. Souvent considérée comme lourde et fastidieuse, la gestion de votre projet n'en reste pas moins votre meilleur alliée. Pour cela, il faut avant tout accepter de perdre du temps pour en gagner par la suite. Nous vous livrons aujourd'hui les 3 étapes clés pour bien préparer votre sujet et faire de votre événement un succès. 
 


Etape 1 : Identifiez votre besoin

Communiquer pour ne rien dire ne sert évidemment à rien ! A vous de réfléchir sur l’opportunité de réaliser un événement et d’en répertorier les besoins marketing (leviers Business) et communication (leviers Image et Notoriété). Si votre événement comporte de vrais enjeux alors il peut être décliné en projet opérationnel. Pour ce faire, n’hésitez pas à mettre en place un groupe de travail pour aborder ces questions et les faire valider par votre client. Une note de cadrage vous rappellera la vue d’ensemble de votre événement.

Etape 2 : Travaillez votre concept

Trouver une idée est à la portée de tous. La rendre performante et brillante est une autre histoire… Pour cela, il vous faut préparer un brainstorming dans les meilleurs conditions : limiter la rencontre dans le temps, annoncer le contenu du programme, déterminer un animateur, nommer un greffier, lancer les débats sans influencer, exposer toutes les idées et segmenter les échanges pour enfin rédiger une note de synthèse.

Etape 3 : Définissez le cahier des charges, le budget et le planning

Voici une étape lourde de conséquences pour la suite de votre projet. Parfois rébarbative, elle n’en demeure pas moins essentielle à l’organisation de votre événement. Il vous faudra répondre à 3 questions simples : Que faire ? Comment ? Avec quels moyens ? Concentrez-vous en premier lieu au cahier des charges. Listez vos besoins en prestation selon plusieurs critères (nature, lieu d’exécution, quantité, durée, échéance, contrainte d’accessibilité) puis regroupez cette liste par type, spécialité et interlocuteur. Afin de planifier l’organisation de votre événement, un planning type diagramme de GANTT est indispensable. Dernier point enfin et non des moindres, élaborez le début d’un budget prévisionnel qui comprendra vos pôles d’investissement externe (prestataires) et interne lié au coût de la préparation (temps de travail, charge fixe, consommable, déplacement, etc.).
 

Dans notre prochain billet, nous parlerons de la seconde phase pour assurer la réussite de votre événement à savoir le pilotage de projet à lire ici !
 


Si vous êtes intéressé par la conception et réalisation de votre événement des fondations aux finitions, n’hésitez pas à nous contacter.

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